Главная |  Трудовой навигатор

Действия работодателя при предоставлении работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска

! Внимание: инструкции носят рекомендательный характер. Если Ваши права нарушены, то Вы можете сразу обратиться в государственную инспекцию труда или в суд, либо выполнять предложенные шаги.

Детализированная инструкция

  • Шаг 1

    Ознакомьтесь с требованиями к порядку предоставления работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска

    1.1. Согласно ч. 1 ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно при сохранении места работы (должности) и среднего заработка (ст.114 ТК РФ).

    Примечание: предоставление отпуска – регламентированная законом деятельность работодателя, обеспечивающая реализацию права работника на отдых.

    С одной стороны, работник не вправе по своему усмотрению использовать отпуск, который не был предоставлен ему работодателем. С другой стороны, работодатель вправе отказать работнику в предоставлении отпуска только по основаниям, прямо предусмотренным в законе. Усмотрение работодателя в данном случае какого-либо приоритета не имеет и может быть реализовано только в виде соглашения сторон.

    Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.

    По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

    Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года, в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя (ч. 4 ст. 122 ТК РФ).

    В соответствии с ч. 1 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

    После утверждения график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

    1.2. Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

    К таким категориям относятся:

    • работники, пострадавшие в результате радиационных аварий или катастроф (п. 15 ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 № 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне», п. 5 ч. 1 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» (далее – Закон 1244-1), п. 1 ч. 3 ст. 15 Закона 1244-1);
    • супруги военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
    • ветераны (п. 17 ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах» (далее – Закон 5-ФЗ), п. 13 ч. 1 ст. 15 Закона 5-ФЗ, п. 11, ч. 1 ст. 16 Закона 5-ФЗ, п. 4 ч. 2 ст. 16 Закона 5-ФЗ, п. 3 ч. 3 ст. 16 Закона 5-ФЗ, п. 9 ст. 17 Закона 5-ФЗ, п. 9 ч. 1 ст. 18 Закона 5-ФЗ, п. 10 ч. 1 ст. 19 Закона 5-ФЗ);
    • работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России» (п. 1 ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов»);
    • работники, удостоенные высшего звания или награжденные государственными орденами высшей степени (Герои СССР, Герои России, кавалеры Ордена Славы трех степеней, Герои Труда, Герои социалистического труда) (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда, Героям Труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена Трудовой Славы», п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»); 
    • лицу, работающему по внешнему совместительству, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы;
    • по желанию мужа ежегодный отпуск предоставляется ему в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам;
    • лица, имеющие право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска до истечения 6 месяцев непрерывной работы.

    По заявлению работника в удобное для него время до истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен:

    • женщине – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
    • работнику в возрасте до восемнадцати лет (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
    • работнику, усыновившему ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);
    • одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему  ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет (ст. 262.1 ТК РФ);
    • по желанию мужа – в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
    • лицу, работающему по внешнему совместительству. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом (ч. 1 ст. 286 ТК РФ).

    Работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска,

    1.3. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет:

    • 28 календарных дней – для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;
    • 31 календарный день – для работников, не достигших возраста 18 лет;
    • не менее 30 календарных дней – для инвалидов;
    • от 30 до 40 суток – в зависимости от стажа непрерывной работы в профессиональных спасательных службах;
    • 42 календарных дня – для отдельных категорий педагогических работников;
    • 49 календарных дней – для работников, занятых на работах второй группы с химическим оружием;
    • 56 календарных дней – для работников, занятых на работах первой группы с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.

    Примечание: продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период указанного отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

    По желанию работника отпуск может быть разбит на части, при условии, что одна его часть составляет не менее 14 календарных дней.

    1.4. В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются следующие периоды:

    • время фактической работы;
    • время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
    • время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
    • период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;
    • время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

    В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются следующие периоды:

    • время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы;
    • время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

    В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год, если иное не предусмотрено ТК РФ. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

    Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

  • Шаг 2

    Определите основания и соответствующий порядок предоставления работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска

    Если работник имеет стаж непрерывной работы более 6 месяцев и отпуск предоставляется работнику в соответствии с очередностью, утвержденной графиком отпусков, перейдите к шагу 3.

    Если Вы получили заявление о предоставлении отпуска от работника, который относится к категории лиц, имеющих право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска до истечения 6 месяцев непрерывной работы либо в удобное работнику время, перейдите к шагу 4.

    Примечание: если работник относится к лицам, имеющим право на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время (в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя) или в иные установленные периоды, заявление с указанием удобного для него времени использования отпуска можно запросить у такого работника при составлении графика отпусков.

    В этом случае при заранее согласованном периоде отпуска он будет предоставляться указанным работникам в соответствии с графиком, поскольку выбор удобного для работника времени отпуска уже будет учтен в графике отпусков.

  • Шаг 3

    Известите работника о начале отпуска

    О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

    Примечание: если работник был предупрежден о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

    Направьте работнику извещение (прилагается) о предоставлении ему ежегодного основного оплачиваемого отпуска в соответствии с графиком отпусков.

    Унифицированной формы извещения нет, поэтому формы и способы извещения работодатель может определить самостоятельно (например, отдельные извещения, ознакомительные листы и т.д.).

    Рекомендуется подготовить 2 экземпляра извещения: один отдайте работнику, а на втором попросите поставить отметку об ознакомлении (дата, Ф.И.О. и подпись работника) и оставьте у себя.

    Примечание: если работник отказывается ознакомиться с извещением, зачитайте его работнику вслух в присутствии свидетелей и составьте акт о том, что извещение было предъявлено работнику, зачитано вслух, поскольку от получения извещения под роспись он отказался (с указанием даты, времени и места составления акта). Предложите работнику ознакомиться с составленным актом под расписку. В случае отказа сделайте в акте соответствующую отметку. Не полученное работником извещение приложите к акту.

    Если извещение направлено и работник с ним ознакомился, перейдите к шагу 5.1.

  • Шаг 4

    Получите от работника и зарегистрируйте заявление о предоставлении отпуска

    Определенным категориям работников работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск по их заявлению, независимо от очередности, утвержденной графиком отпусков.

    Заявление должно быть оформлено письменно и содержать основания, продолжительность и даты предоставления такого отпуска. К заявлению должен быть приложен документ, подтверждающий право работника использовать ежегодный оплачиваемый отпуск до истечения 6 месяцев непрерывной работы или использовать отпуск в удобное для работника время.

    Приложенный к заявлению документ (его копия), обосновывающий правомерность заявленной работником просьбы, остаётся у работодателя.

    Рекомендуется приложить заявление и представленный документ к приказу, а их ксерокопии – к личному делу работника.

    Если работник предоставил заявление и соответствующие документы, подтверждающие право на использование отпуска, перейдите к шагу 5.2.

  • Шаг 5

    Издайте приказ о предоставлении отпуска и ознакомьте с ним работника

    5.1. На основании утвержденного графика отпусков издайте приказ (распоряжение) о предоставлении работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Если в графике отпусков указана дата начала отпуска, приказ может быть издан без заявления работника.

    Если в графике указан только период отпуска (например, июль), работник вправе обратиться с заявлением о предоставлении ему отпуска с конкретной даты указанного периода. В этом случае после получения заявления работника направьте работнику извещение (прилагается) о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска в указанные в заявлении даты.

    Кроме того, по желанию работника отпуск может быть разбит на части.

    Примечание: отказ в предоставлении отпуска работнику, не отнесённому к льготной категории, допускается только со ссылкой на график отпусков.

    Поэтому изменить изложенные в заявлении такого работника условия предоставления ему отпуска (дата начала, продолжительность и т.п.), если они укладываются в установленный период (например, июль), возможно только по соглашению сторон трудового договора.

    Если в графике указан только период отпуска, но заявление от работника не поступило, а соглашение сторон о дате его начала (либо переносе) не достигнуто, отпуск должен быть предоставлен не позднее последнего дня указанного в графике периода (например, не позднее 31 июля).

    5.2. На основании заявления работника издайте приказ (распоряжение) о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска.

    В приказе (распоряжении) необходимо отразить срок (количество календарных дней) отпуска; дату, с которой отпуск начинается, и дату, которой заканчивается; период работы, за который предоставляется отпуск.

    По письменному заявлению работника часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией.

    Ознакомьте работника с приказом (распоряжением). Ознакомление должно подтверждаться подписью работника. По требованию работника выдайте ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

    Внесите сведения о предоставлении отпуска в личную карточку работника (Т-2).  Организуйте табелирование отпускника.

  • Шаг 6

    Произведите выплаты работнику в связи с отпуском

    Оплата отпуска должна быть произведена работодателем не позднее чем за три календарных дня до его начала. При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем оплата отпуска производится накануне этого дня.

    На выплату денежной компенсации взамен части отпуска указанные правила не распространяются (компенсация не оплата).

    Примечание: если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного основного оплачиваемого отпуска, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный основной оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

    Примечание: работник вправе требовать денежную компенсацию за задержку выплаты отпускных в соответствии со ст. 236 ТК РФ.